Palasitko virkistyneenä lomalta takaisin töihin? Mukana uusia ideoita ja ajatuksia? Kenties palasit myös vakain aikomuksin rajata työtäsi, erottaa selkeämmin työ ja vapaa-aika, varata keskeytyksetöntä aikaa tärkeille työtehtäville ja jättää huokoisuutta kalenteriisi? Jotta tässä onnistuisit, on sinulla monia keinoja. Oman toimintasi ohella myös työpaikan yhteiset pelisäännöt ovat tärkeitä, jotta työ on sujuvaa, aivoystävällistä sekä työkykyä tukevaa.
Työaika vaikuttaa tutkitusti työkykyyn. Tutkimuksissa on tunnistettu useita kuormittavia työaikapiirteitä, joilla voi olla haitallisia vaikutuksia terveyteen ja työkykyyn. Erityisesti vuorotyöhön voi liittyä terveysriskejä, mutta myös tietotyössä on useita kuormittavia piirteitä. Työn projektiluontoisuus, jatkuvat keskeytykset, työn sidoksisuus muiden tekemään työhön sekä työn rajattomuus ovat tyypillisiä tietotyön kuormitustekijöitä. Työhön ja työaikoihin liittyvää kuormitusta voi kuitenkin hallita.
Tietotyöläisen työ voi olla monin tavoin kognitiivisesti kuormittavaa. Työ sisältää usein rinnakkaisia työtehtäviä, joista osa vaatii nopeaa reagointia ja osa huomattavaa keskittymistä ja uuden ideointia. Samanaikaisesti tiedon ja yhteydenottojen määrä eri viestintäkanavissa voi olla suuri. Miten toimia ilman kognitiivisen kuormituksen yliotetta?
Tietotyöläinen voi omilla työtavoillaan vaikuttaa työn sujuvuuteen ja työhyvinvointiinsa. Keskeytyksetöntä työaikaa tärkeille työtehtäville on hyvä vaalia. Työt sujuvat myös tehokkaammin, kun keskittyy yhteen työtehtävään kerrallaan. Sähköpostin ja pikaviestien lukemiseen voi varata oman erillisen ajan työpäivästä, eikä olla jatkuvassa hälytystilassa reagoimassa saapuviin viesteihin. Jatkuva reagointi rikkoo sujuvan työnteon rytmin.
Työtä on myös hyvä tauottaa joka työpäivä. Myös omasta palautumisesta on tärkeää huolehtia päivittäin, ei ainoastaan vapaapäivinä tai loma-aikoina. Palautumista tukevat terveelliset elintavat: riittävä uni ja lepo, monipuolinen ravinto sekä liikunta.
Kuitenkin pelkästään yksin työtä ja työaikaa on mahdoton hallita. Siksi työpaikalla tarvitaan yhteisiä toimintatapoja, jotka tukevat tietotyöläisten työkykyä.
Toimintatapojen luominen edellyttää, että työaikaan liittyvät kuormitustekijät on tunnistettu. Kuormittavat työaikapiirteet voivat liittyä esimerkiksi työajan pituuteen, työn intensiteettiin tai palautumiseen. Tehdäänkö teillä pitkiä työpäiviä tai viikonlopputöitä? Vaihteleeko työpäivien pituus huomattavasti? Onko työpäivien välissä riittävän pitkiä palautumisjaksoja? Kun työajan kuormittavat piirteet on tunnistettu, voidaan yhdessä hakea keinoja kuormittavuuden hallintaan.
Yhteisiä pelisääntöjä voidaan luoda esimerkiksi työajan hallintaan, työn keskeytyksiin tai sähköpostien vastaamisen vasteaikoihin. Työpaikalla voidaan sopia esimerkiksi siitä, miten luodaan keskeytymätöntä työaikaa, miten ja millaisia työtehtäviä voi keskeyttää, sekä miten työskennellään useiden rinnakkaisten tehtävien ristipaineessa.
Yhteiset pelisäännöt tukevat työn sujuvuutta. Kun pelisäännöt ovat kaikkien tiedossa, vältytään myös epäselvyyksiltä. Jos pelisääntöjä on tarpeen kehittää, sekin on hyvä tehdä yhdessä.
Työaikahaasteet ovat osin erilaisia erilaisissa töissä. Kuormittuminen on aina myös yksilöllistä.
Mahdollisuuksien mukaan onkin hyvä luoda yksilöllisiä ratkaisuja erityisesti työkyvyn haasteissa. Esimerkiksi työn muokkaus voi tukea työkykyä. Työaikajoustot, työajan lyhentäminen, työn tauottaminen ja työn uudelleen organisointi ovat esimerkkejä työn muokkauksen keinoista.
Kirjoittaja: Auli Airila, tutkimuspäällikkö, Varma.
Auli Airila työskentelee tutkimuspäällikkönä Varmassa. Varman tutkimustoiminnan tavoitteena on tuottaa asiakkaille ajantasaista ja luotettavaa tutkimukseen pohjautuvaa tietoa työkyvystä. Varma on Ohjelmisto- ja e-business ry:n kumppani.
Seuraa Aulia Twitterissä
