Ohjelmisto- ja e-business ry:n jäsen-, jäsenprospekti-, sidosryhmä-, markkinointi- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste

1        Yleistä

Ohjelmisto- ja e-business ry (jäljempänä ”Yhdistys” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme jäsen-, jäsenprospekti-, sidosryhmä-, markkinointi- ja tapahtumarekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Rasmus Roiha, toimisto@ohjelmistoebusiness.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.1.2022.

2        Rekisterinpitäjä

Nimi:         Ohjelmisto- ja e-business ry

Osoite:      Eteläranta 10, 00130 Helsinki

Puhelin:     050 448 5446

Y-tunnus:   1950466-3

3        Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavien tahojen henkilötietoja:

  • jäseniemme yhteyshenkilöt ja edustajat;
  • jäsenprospektiemme ja sidosryhmiemme yhteyshenkilöt; ja
  • tapahtumiimme osallistuvat henkilöt;

4        Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Keräämme seuraavia, jäseniemme yhteyshenkilöiden ja edustajien, jäsenprospektiemme ja sidosryhmiemme yhteyshenkilöiden sekä tapahtumiimme osallistuvien henkilöiden henkilötietoja:

  • jäsenen, jäsenprospektin ja sidosryhmän yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä;
  • jäsenen, jäsenprospektin ja sidosryhmän yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero);
  • jäsentiedot (mm. jäsenyrityksen edustajien nimet ja sähköpostisoitteet);
  • jäsenyrityksen laskutustiedot ja laskutuksen yhteyshenkilö;
  • aktiviteetit (esim. tapahtumakäynnit);
  • tapahtumiimme osallistuvien henkilöiden tietoja (mm. nimi ja sähköpostiosoite);
  • tapahtumissamme otettuja kuvia; ja
  • selaimellesi lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot (lisätietoja evästeistä ja vastaavista teknologioista alla kappaleessa 13).

5        Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. tekemäsi jäsenhakemus, mimmit koodaa -uutiskirjeen tilaaminen ja GDPR -koulutusohjelmaan ilmoittautuminen).

Keräämme henkilötietojasi tämän ohella myös julkisista lähteistä ja tapahtumistamme.

6        Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Käsittelemme nimeäsi ja kotipaikkaasi lakisääteisten velvoitteidemme (yhdistyslaki 503/1989) noudattamiseksi. Muiden henkilötietojesi käsittelyn peruste on alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Jos olet jäsenemme yhteyshenkilö tai edustaja:

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on olemassa olevien jäseniemme osalta erityisesti jäsensuhteen ylläpito. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään yhdistyksen jäsenasioiden hoitamiseen ja jäsenille viestimiseen. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella jäseniämme paremmin. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Jos olet potentiaalinen jäsenemme yhteyshenkilö:

Potentiaalisia jäseneitämme koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena ovat uusien jäsenien hankinta ja sen kartoittaminen, mitkä aihealueet kiinnostavat potentiaalisia jäseniä. Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään jäsenprospekteille viestimiseen.

Jos olet sidosryhmän yhteyshenkilö:

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on sidosryhmiemme tiedottaminen toiminnastamme.

Käsittelemme henkilötietoja suoramarkkinointia varten oikeutetun edun sekä suostumuksen perusteella. Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on tapahtumistamme tiedottaminen. Tiedottaminen koostuu viestien lähettämisestä esim. sähköpostitse.

7        Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneillemme sekä palveluntarjoajille, jotka avustavat meitä toimintamme järjestämisessä. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat mm.: Active Campaign, Lyyti Oy, Vainu Finland Oy ja Wannado Oy.

Voimme myös siirtää henkilötietojasi tapahtumayhteistyökumppaneillemme (esim. ravintoloille tai tapahtumatilojen pitäjille) ja jäsenetuja tarjoaville tahoille.

Yhteistyökumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia myynti- ja markkinointitoimenpiteitä varten sekä palveluiden tarjoamista ja tapahtumien järjestämistä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8        Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Saatamme siirtää henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrämme henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti seuraaville tahoille:

Käytämme jäsen- ja markkinointiviestintään yhdysvaltalaista Active Campaign ­–palvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Active Campaign – palvelun osalta henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisen palvelun vakioehtoja.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiosopimuslausekkeita ja lisäksi huomioineet tarvittavat lisäsuojatoimenpiteet. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

9        Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme jäseniemme yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietoja niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa. Jäsenyyden lakkaamisen jälkeen säilytämme henkilötietoja 6 kuukauden ajan.

Jäsenprospektien yhteyshenkilöiden osalta säilytämme henkilötietoja niin pitkään kun toimit tehtävässä, johon toimintamme liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä.  Tarkastamme kuitenkin säännöllisesti henkilötietojesi säilyttämisen periaatteet.

Sidosryhmien edustajien ja tapahtumiimme osallistuvien henkilöiden osalta arvioimme henkilötietojen säilytystä vuosittain.

10     Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit antaa meille myös kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Jos peruutat suostumuksesi, ei se vaikuta ennen peruuttamista toteutetun henkilötietojesi käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksesi voit peruuttaa alla olevan Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suostumuksesi peruuttaminen ei aiheuta muita vaikutuksia kuin sen, ettemme voi lähettää sinulle enää suoramarkkinointia.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11     Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

12     Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuilla Google Analyticsiä sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Google Analytics on Google Inc.:in (”Google”) tarjoama verkkoanalyysipalvelu, joka toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Googlen sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Googlen ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa https://www.google.com/policies/privacy/partners/. Voit estää Google Analyticsin käytön ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 13 annettuun osoitteeseen. Huomioithan, että jos päätät estää Google Analyticsin käytön, se voi vaikuttaa verkkosivuston käyttöön ja estää sen ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

Vierailemalla verkkosivuillamme voit antaa Ohjelmisto e-business ry:lle tai kolmansille osapuolille suostumuksesi evästeiden käyttöön tai vastaavasti kieltäytyä niistä. Voit valita mihin evästeisiin annat suostumuksesi. Ainoastaan välttämättömistä evästeistä ei voi kieltäytyä. Voit peruuttaa suostumuksesi ei-välttämättömiin evästeisiin sivustollamme olevaa ikonia painamalla, josta pääset muuttamaan evästeasetuksia.

13   Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Rasmus Roihalle osoitteeseen toimisto@ohjelmistoebusiness.fi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Ohjelmisto- ja e-business ry

Rasmus Roiha

Eteläranta 10

00130

Mikäli haluat peruuttaa suostumuksesi suoramarkkinointiin, onnistuu se jokaisen suoramarkkinointiviestin sisältämää linkkiä klikkaamalla.