Jokainen tapahtumajärjestäjä tuskailee saman haasteen kanssa: pitää arvioida osallistujille maksuttomien tapahtumien yhteydessä, kuinka moni tilaisuuteen sitovasti ilmoittautunut ei ilmoita esteestä, ei peru tuloaan, ei vain ilmesty paikalle.
Ohjelmisto- ja e-business ry esimerkiksi järjestää vuosittain yli 30 eri kokoista koulutus- ja verkostoitumistapahtumaa. Vuonna 2018 niiden suoriin kuluihin käytettiin 63 000 euroa, josta ruokatarjoiluun noin 40 000. Yhden jäsenillan kulut ovat yli 6 000 euroa, klubi-iltojen ja aamiaisseminaarien taas noin 1 000–2 000 euroa.
Myös meidän tapahtumissamme no-showta tulee jatkuvasti. Käytännössä se tarkoittaa, että vuodessa yli 7 000 euroa, siis rahaa, heitetään ylimääräisinä tarjoilukuluina suoraan roskiin. Summa on suurin piirtein saman verran kuin mitä yksi jäsenilta yhdistykselle maksaa.
Pyrimmekin vähentämään no-showta muistuttamalla mukaan ilmoittautuneita lähestyvästä tapahtumasta useamman kerran. Rohkaisemme myös klikkaamaan peruutuslinkkiä tai ilmoittamaan muulla tapaa, jos jostain syystä käy niin, ettei pääse paikalle. Sillä esteitä tulee.
Siitä huolimatta no-show-prosentti on tapahtumissamme keskimäärin 18 % (vuosi 2018). Noin joka viides siis vain jättää tulematta. Entä miksi tapahtumakävijän kannattaisi huolestua tästä? Siihen on ainakin nämä kolme syytä.
Rahaa ja ruokaa roskiin
Tapahtumapaikat edellyttävät usein, että osallistujamäärä lyödään lukkoon viikkoa ennen tapahtumaa, ja tämän määrän mukaan laskutetaan. Mitä suurempi tapahtuman no-show on, sitä enemmän esimerkiksi maksettua, valmistettua ja esille pantua ruokaa joudutaan heittämään roskiin tapahtuman päätteeksi, kun ruokailijoita onkin vähemmän kuin tilattuja annoksia.
Yhdistyksellemme roskikseen heitetyt eurot ovat rahaa, jonka jäsenyritykset ovat jäsenmaksuina maksaneet ja jolle kyllä löytäisimme parempaa käyttöä. Rahan tuhlaaminen ruokahävikkinä ei myöskään ole mikään ekoteko, vaan hävikin vähentäminen ja välttäminen olisi tärkeää ihan jokaiselta, myös yrityksiltä ja yhteisöiltä. Haluammeko me olla mukana tuhlaustalkoissa?
Asiantuntijoiden aikaa tuhlataan
Ilmoittautuneiden mukaan varataan myös tapahtuman penkkimäärä. Kun no-show-prosentti on suuri, jää sali tyhjänlaiseksi. Jokainen puhuja satsaa esitykseensä ja on esimerkiksi yhdistyksemme tapahtumissa paikalla Pro bono. Jos penkin varanneet eivät saavu, pohtii tapahtumajärjestäjä, saammeko enää ensi kerralla paikalle parhaimpia asiantuntijoita, jotka varmasti itse arvostavat omaa aikaansa.
Veitkö paikan joltakulta toiselta?
Toisaalta, osaan yhdistyksemme tapahtumista – kuten #Mimmitkoodaa- ja Growth Hacking -workshopeihin sekä joihinkin ATK-kerhon tapahtumiin – voidaan ottaa vain rajallinen määrä osallistujia, jotta koulutuksen vetäjät voivat varmistaa, että paikalla olijat saisivat tekemisestä irti mahdollisimman paljon. Silloin tyhjäksi jääneet penkit ovat pois heiltä, jotka eivät mahtuneet mukaan vain siksi, että joku ei esteen sattuessa vapauttanut omaansa. Miltä tuntuisi, jos no-show veisi Sinulta mahdollisuuden kouluttautua ja verkostoitua?
Esteen sattuessa ilmoita
Mikä siis avuksi? Osa tapahtumajärjestäjistä on ottanut käyttöönsä sanktiomaksun eli laskun, joka seuraa maksuttomaan tapahtumaan ilmoittautunutta no-showsta. Meistä Ohjelmisto- ja e-business ry:ssä taas olisi kummallista ikään kuin lisälaskuttaa jäsenyrityksiämme siitä, että jäsenet hukkaavat omaa rahaansa. Vai mitä mieltä olet?
Samalla kuitenkin ruoan heittäminen roskiin on surullista, etenkin näissä määrissä. Vastuullinen tapahtumajärjestäjä ja -kävijä tiedostaa oman tekemisensä ja tekemättä jättämisensä jäljen, ja toimii sen huomioiden parhaalla mahdollisella tavalla myös muiden ja ympäristön hyväksi.
Kutsummekin jäsenistöämme ja muita tapahtumakävijöitä pohtimaan itselle varatun tyhjän penkkipaikan merkitystä.
Esteen sattuessa riittää, että ilmoitat.
